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Principes de comptabilité générale Exploitant d'entreprise individuelle

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notes de débit, notes de crédit (15) | | provisions (17)

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Contenu

1. Introduction
2. Fonctionnement du compte 4160 et 4890
3. Et les comptes 1090, 4820...
5. Exercices

I. Introduction

Avant de poursuivre la lecture de ce chapitre, nous invitons instamment le lecteur à relire au moins l'introduction du chapitre 15 création et liquidation d'une entreprise (ici).

Bien qu’au moment de démarrer leur activité, la plupart des jeunes indépendants optent pour l’entreprise individuelle (et ne créeront éventuellement une société que plus tard), il est cependant possible de démarrer immédiatement son activité sous la forme d’une société.
C’est la raison pour laquelle ce document vous dresse un aperçu des avantages et inconvénients d’une société, des formalités et des coûts qui y sont liés, ainsi que des diverses formes de société.
Il convient avant tout de faire remarquer que si l’on opte pour une société, deux impôts sont applicables : les bénéfices de la société sont soumis à l’impôt des sociétés (IS) ; la rémunération que l’indépendant s’attribue en qualité d’administrateur ou de gérant de la société est soumise à l’impôt des personnes physiques (IPP).

Avant de poursuivre, nous aimerions rappeler ici quelques autres avantages de la constitution d'une entreprise que nous n'avons pas cités dans notre chapitre 14 (les chiffres sont valables pour l'année 2009 ou 2010, selon les situations) :

1. Continuité de l’entreprise / planification successorale
En cas de décès, seules les actions de la société sont transmises aux héritiers. Cela veut dire que le fonctionnement et la survie de la société ne sont pas compromis dans de telles circonstances.
En cas de vie, l’existence d’actions facilite la cession de l’entreprise.

2. Responsabilité limitée /personnalité juridique séparée
En s’engageant dans certaines formes de société, les fondateurs ont la possibilité de limiter leur responsabilité à concurrence de la partie du patrimoine personnel qu’ils ont apportée dans la société. Compte tenu des nombreuses corrections (garantie bancaire, liquidation judiciaire en cas de faillite), il convient de relativiser cet avantage.

3. Motifs fiscaux
Les taux maximaux dans l’impôt des sociétés sont moins élevés que dans l’impôt des personnes physiques. Le taux normal est de 33,99 % ; sous certaines conditions (e.a. le paiement d’un salaire brut d’au moins de 36.000 EUR (2009/2010) à un administrateur ou à un gérant), la société peut bénéficier du taux réduit (+ 3% compte tenu de l’impôt complémentaire de crise), à savoir 24,98 % sur la tranche de 0 à 25.000 EUR, 31,93 % sur la tranche de 25.000 à 90.000 EUR et 35,54 % sur la tranche de 90.000 à 322.500 EUR.
Dans une société, les associés commandités, les gérants et les administrateurs ont la possibilité de se constituer une pension complémentaire en souscrivant à une assurance dirigeant d’entreprise ou à une assurance de groupe. Les primes de cette épargne-pension extralégale sont déductibles sous certaines conditions (limite de 80 %, rémunération régulière...) dans l’impôt des sociétés.
Contrairement à la vente d’une entreprise individuelle, la vente d’actions d’une société par une personne physique est en principe exemptée d’impôts, vu que cette opération s’inscrit généralement dans le cadre de la gestion normale d’un patrimoine privé.

4. Motifs sociaux
Une société paie uniquement un forfait en cotisations sociales. Une personne physique (indépendant) paie des cotisations sociales qui sont proportionnelles à son revenu net.

5. Motifs organisationnels
Les formes de société les plus courantes sont obligées de tenir une comptabilité qui soit conforme à la loi relative aux comptes annuels (double comptabilité, plan comptable) et de publier leurs comptes annuels (en entier ou en version abrégée).
Une entreprise individuelle peut tenir une comptabilité simplifiée (trois journaux : recettes, ventes et registre financier) si le chiffre d’affaires de la dernière année s’élève en principe au maximum à 500.000 EUR (hors TVA).
Une comptabilité simplifiée présente l’avantage de limiter les coûts. En revanche, elle est moins claire et structurée, ce qui entraîne des risques au niveau des contributions directes : une comptabilité simplifiée peut être plus vite rejetée de sorte qu’une taxation par comparaison peut être appliquée. 

Nous ne pouvons pas développer les avantages de la constitution d'une société sans en développer aussi quelques inconvénients :

1. Séparation du patrimoine de l’entreprise du patrimoine privé
Alors qu’un patrimoine séparé présente un avantage au niveau des dettes, il constitue un inconvénient au niveau des recettes. En effet, les recettes appartiennent à la société et non pas à la personne physique qui se cache derrière la société.

2. Des formalités plus nombreuses
Il faut tenir des assemblées générales et des réunions d’administration, effectuer des publications au Moniteur belge, les comptes annuels doivent être déposés, etc. Bref, la conduite d’une société demande plus de discipline.

3. Des coûts plus importants, frais de constitution, de fonctionnement et de conseil liés à une société

A. Établissement d’un plan financier

Les fondateurs d’une S.A., S.P.R.L, S.C.R.L. ou S.C.A. doivent établir un plan financier dans lequel le montant du capital social de la société à constituer est justifié.
Si la société fait faillite dans les 3 ans après sa constitution et que le plan financier fait apparaître que le capital social était manifestement insuffisant pour assurer l’exercice normal de l’activité projetée durant au moins 2 ans, les fondateurs sont solidairement responsables de toutes les dettes de la société.
Coût : +/- 500 EURO.

B. Réviseur d’entreprise
Lorsque les fondateurs d’une S.A., S.P.R.L, S.C.R.L. ou S.C.A. font un apport en nature (machines, bien immobilier), un réviseur d’entreprise doit en rendre compte dans un rapport.
Coût : au minimum 1000 EUR.

C. Rédaction des statuts / apport
Lors de la constitution d’une S.A., S.P.R.L, S.C.R.L. ou S.C.A., les statuts doivent être rédigés par acte notarié. Les frais de notaire y afférents varient entre 750 et 1200 EUR.
Lors de la constitution d’une S.N.C., S.C.R.I.S. ou S.C.S, les statuts peuvent être rédigés par un acte sous seing privé. Dans ce cas, il faut éventuellement payer des frais de consultance.

D. La publication de l’acte de constitution
Un extrait de l’acte de constitution doit être publié au Moniteur belge.
Le but de cette publication est d’informer des tiers de l’existence de la société.
Coût : constitution : 214,53 EUR, changements: 134,07 EUR.

E. Inscription à la Banque-carrefour des entreprises
Tout comme une entreprise individuelle, la société commerciale doit se faire inscrire auprès de la BCE en s’adressant aux guichets d’entreprises. S’il y a plusieurs sièges d’exploitation, chaque siège doit être enregistré.
Coût : 75 EUR + 75 EUR par unité d’exploitation supplémentaire.

F. Affiliation à une caisse d’assurances sociales
Les sociétés commerciales qui sont soumises à l’impôt de sociétés en Belgique ou à l’impôt des non résidents doivent s’affilier à une caisse d’assurances sociales et payer les cotisations annuelles à charge des sociétés.
Les ASBL, les associations de fait et les sociétés civiles qui n’ont pas adopté une forme commerciale sont exemptées.
Que devez-vous faire ?
Chaque société assujettie doit s’affilier à une caisse d’assurances sociales dans un délai de 3 mois après la date de dépôt de l’acte de constitution.
Cotisation 2008-2009
En 2004, la cotisation à charge des sociétés est dédoublée. Les sociétés dont le total du bilan ne dépasse pas 532.022,59 EUR paient, pour 2009, une cotisation de 347,50 EUR.
Les sociétés dont le total du bilan est supérieur à 532.022,59 EUR paient 852,50 EUR.
Les comptes annuels de l’avant-dernier exercice clôturé sont déterminants. Pour l’année de cotisation 2008, il s’agit donc en général de l’exercice 2006. Ces comptes annuels sont en principe déposés à la Centrale des bilans de la Banque Nationale de Belgique (BNB) et l’Etat se base donc sur les données de la BNB pour déterminer quelles sociétés doivent payer la petite ou la grande cotisation.
Vous ne devez donc pas transmettre de formulaires ni de justificatifs. Les sociétés à propos desquelles la BNB ne possède pas de données paient la cotisation de 347,50 EUR. Les sociétés débutantes qui n’ont pas d’avant-dernier exercice paient donc aussi cette petite cotisation.

Dans le cas d'une entreprise individuelle, il existe des relations étroites entre l'entreprise et l'entrepreneur.

Il est fréquent qu'il ait à puiser dans la caisse de l'entreprise ou que l'entreprise ait à lui avancer de l'argent à titre de rémunération, qu'il paie avec son argent personnel un achat destiné à l'entreprise, qu'il puise dans le stock de marchandises du magasin pour répondre à des besoins de son ménage ou autre opération du même type pouvant entraîner une confusion de patrimoine.

Ces opérations ne peuvent être exécutées sans être enregistrées dans la comptabilité de l'entreprise individuelle.

Il existe des comptes qui servent d'intermédiaire entre l'entreprise et l'entrepreneur.

L'un de ces comptes est un compte d'actif, de la classe 4, "4160 Compte de l'exploitant", sous-compte de "416 Créances diverses", au même titre qu'un compte "400 Clients", c'est-à-dire (comme toute créance) à considérer comme un avoir de l'entreprise dans la poche de l'entrepreneur.

En dehors de ces opérations courantes, lorsqu'il est établi que l'entreprise a une dette envers l'entrepreneur, il est fait usage du compte de passif "4890 Compte de l'exploitant", au même titre qu'un compte "440 Fournisseurs".

En fin d'exercice comptable, selon que l'entreprise soit en position débitrice ou créditrice envers l'exploitant, elle devra "cloturer" l'un de ces deux comptes. Certains pourraient penser qu'il semble dès lors plus facile d'enregistrer toutes les relations de l'entreprise et de son exploitant dans un seul de ces deux comptes. En fin d'exercice, une écriture de régularisation pourra "corriger" l'affectation au compte correct ; en effet, le "4890", compte de dettes de l'entreprise, doit avoir un solde créditeur en fin d'exercice, le "4160", compte de créances de l'entreprise, doit avoir un solde débiteur.

Certains comptables introduisent dans leur comptabilité deux comptes non prévus au P.C.M.N., à savoir "457 Exploitant - son compte courant" et "625 Rémunération de l'exploitant", à utiliser pour toute opération visant à payer l'exploitant pour le travail fourni.
L'utilisation de ces comptes permet de garder la logique adoptée lors du paiement des rémunérations du personnel (voir ici).

II. Fonctionnement des comptes 4160 & 4890

1. Retrait de la caisse pour besoins du ménage
2. Retrait de la banque pour besoins du ménage
3. Prélèvement de marchandises pour besoins du ménage
4. Apport temporaire de liquidités pour besoins de l'entreprise
5. Prélèvement pour rémunération du travail fourni
6. Attribution du bénéfice à l'exploitant
7. Transfert final du solde à l'exploitant
8. Augmentation éventuelle de capital
9. Diminution éventuelle de capital

A. Retrait de la caisse pour besoins du ménage (4160)

Par cette opération, l'entreprise voit sa caisse diminuer en même temps qu'une créance sur l'exploitant augmenter, puisque l'exploitant retire de la caisse pour usage personnel. D'où :

B. Retrait de la banque pour besoins du ménage (4160)

Par cette opération, l'entreprise voit son compte bancaire diminuer en même temps qu'une créance sur l'exploitant augmenter. Notons que l'opération à enregistrer est la même qu'en cas de paiement par compte bancaire de l'entreprise d'une dépense personnelle de l'exploitant. D'où :

C. Prélèvement de marchandises pour besoins du ménage (4160)

Cette opération est assimilable pour l'entreprise à une vente de marchandises, non pas à un client, mais à l'exploitant de l'entreprise ; d'où la nécessité de tenir compte du prix HTVA et de la TVA sur Ventes. D'où vente à un débiteur particulier, l'exploitant, vis-à-vis duquel l'entreprise a une créance qui augmente :

D. Apport temporaire de liquidités pour besoins de l'entreprise (4160-4890)

Il arrive que l'exploitant ait une avance à faire à son entreprise ; cet apport temporaire peut se faire lorsque l'entreprise doit effectuer un achat, mais ne dispose provisoirement pas de liquidités. Il s'agit, dès lors de l'opération inverse du prélèvement en caisse par l'exploitant.

Le lecteur attentif pourrait objecter, à juste titre, qu'il est préférable de faire usage du compte "4890 Compte de l'exploitant" qui enregistre les dettes de l'entreprise vis-à-vis de l'exploitant, plutôt que de diminuer la créance qu'elle a sur ce dernier.
C'est exact et laissé au choix de l'entreprise, sauf que le compte "4160" doit avoir un solde débiteur et le "4890" un solde créditeur.

Dans ce cas-ci, nous avons utilisé le "4160", car la créance de l'entreprise sur l'exploitant diminue. Cependant, si l'exploitant apporte des liquidités, nous aurions aussi pu augmenter la dette de l'entreprise v-à-v de l'exploitant par le compte "4890".

E. Prélèvement pour rémunération du travail fourni (457)

Dans une entreprise individuelle, il y a souvent confusion entre le propriétaire de l'entreprise, son gestionnaire et son unique travailleur. Le compte "457 Exploitant s/ compte courant" permet à l'entreprise de verser régulièrement un salaire fixe à l'entrepreneur, d'une manière plus "méthodique" que de laisser l'entrepreneur puiser dans le stock du magasin ou le tiroir caisse.

En utilisant ce sous-compte de "45 Dettes fiscales, salariales et sociales" , l'entreprise peut "payer" l'entrepreneur, et ce dernier peut ne prélever que le montant qui lui est nécessaire pour l'instant. Ainsi, l'entreprise qui accorderait 1 200 € à son propriétaire, qui n'en prélèverait qu'un tiers.

Nous préférons faire usage d'un compte 62, relatif aux rémunérations. Cependant, certains auteurs, sans doute sous le couvert de la confusion de patrimoine, en lieu et place du "625 Rémunération de l'exploitant", font appel à un sous-compte du 61, qui, rappelons-le, n'a pas de détail dans le P.C.M.N. ..., chaque entreprise est libre d'établir ses propres sous-divisions du compte 61. Dès lors, ces comptables créent un compte 618, par exemple, pour la "rémunération du dirigeant d'entreprise".

Attention :

Les 4 opérations suivantes envisagent l'attribution du bénéfice à l'exploitant, ou les modifications de capital qui pourraient être décidées par ce dernier, lors de bénéfice ou perte. Ces opérations ne sont dès lors effectuées qu'en fin d'exercice comptable.

Nous imaginerons que le solde actuel au 30 décembre du compte "4160 Compte de l'exploitant" est débiteur pour 9 000 € et que 22 000 € de bénéfice seront attribués à l'exploitant. Remarquons que, puisqu'il s'agit d'un indépendant, il n'y a pas lieu de retenir de charges sociales, ni de précompte professionnel.

F. Attribution du bénéfice à l'exploitant (4160-4890)

Le compte "694 Rémunération du Capital" est le compte de charge employé lorsqu'il y a affectation du résultat positif, pour la part distribuée aux actionnaires. Le compte "4160 Compte de l'exploitant" enregistre les modifications de créances de l'entreprise sur l'exploitant (donc de dette de l'exploitant v-à-v de l'entreprise, comme lors d'une vente à l'exploitant), tandis que le compte "4890 Compte de l'exploitant" enregistre les dettes de l'entreprise v-à-v de l'exploitant, autres que les dettes "salariales".

Dans un premier temps, pour affecter le résultat positif (=bénéfice supposé ici de 22 000 €) à l'exploitant, l'augmentation de charge [si produits>charges, il manque de charges pour équilibrer produits et charges... les comptes 69 servent à cet usage] est compensée par une diminution de la créance (4160, ici) de l'entreprise sur l'entrepreneur, ou mieux, par une augmentation de dettes (4890) envers l'entrepreneur.

G. Transfert final du solde à l'exploitant (4160-4890)

Dans un second temps, si le bénéfice attribué à l'exploitant est supérieur (ici, 22 000 €) à la créance ancienne (ici supposée de 9 000 €) que l'entreprise avait sur l'entrepreneur , le solde créditeur, revenant à l'exploitant est transféré par le crédit du compte 4890, établissant ainsi la dette (22 000 - 9 000 €) que l'entreprise a encore v-à-v de l'exploitant.

22 000 € de bénéfice
- 9 000 € de créance (ancienne) sur l'exploitant
= 13 000 € de dette (nouvelle) v-à-v de l'exploitant.

H. Augmentation éventuelle de capital (4890)

Si ce solde est positif,
c-à-d si l'entreprise a encore une dette v-à-v de l'exploitant,
ce dernier peut employer ce montant pour le transférer au capital de l'entreprise ou bien le retirer de l'entreprise.

Dans le premier cas, on verra une augmentation de capital qui pourra se faire sans autre formalité, puisqu'il s'agit d'une entreprise individuelle sans forme juridique reconnue.

Le lecteur comprendra ici que l'exploitant avait une créance sur l'entreprise (puisque l'entreprise avait une dette envers lui).
Cet exploitant cède sa créance personnelle pour apporter l'argent à l'entreprise qui capitalisera cet apport... son capital augmente donc et son compte "Capital" (dette collective envers tous les associés, passif qui augmente) est crédité. [merci Marc]

I. Diminution éventuelle de capital (4160-4890)

L'affectation du résultat positif, dans un premier temps, se fait de la manière décrite ci-dessus. Si ce bénéfice n'était que de 4 300 €, ce montant serait noté au crédit du compte "4160 Compte de l'exploitant" (dont le solde était débiteur de 9 000 €, créance de l'entreprise sur l'entrepreneur).

Par contre, dans le second temps, si le bénéfice attribué à l'exploitant est inférieur à la créance que l'entreprise avait sur l'exploitant, le solde débiteur, indiquant la créance que l'entreprise a sur son exploitant, peut être transféré par le débit du compte "100 Capital".

On assiste alors à une diminution de capital qui pourra aussi se faire sans autre formalité, puisqu'il s'agit d'une entreprise individuelle sans forme juridique reconnue.

9 000 € de créance (ancienne) sur l'exploitant et
4 300 € de bénéfice
= 4 700 € de créance (nouvelle) envers l'exploitant.

III. Et les comptes 1090 ou 4820 ?

A. Le compte 1090

Le compte "109 Compte de l'exploitant" est un compte essentiellement mis à disposition des sociétés (entreprises) à associé unique. Certains le considèrent comme un compte de tiers spécial, ou encore un 'capital variable de l'exploitant'.

Un compte de l'exploitant : apports temporaires de fonds personnels pour pallier des difficultés passagères de trésorerie de l'entreprise ; les sommes ainsi versées ne sont pas considérées comme augmentation de capital ; mais plutôt comme des prêts effectués à titre privé par l'exploitant et remboursables à ce dernier.

B. Le compte 4820

Le compte "4820 compte courant d'associé" est un compte ouvert au nom d'un associé dans les livres comptables de l'entreprise, inscrit au passif du bilan, sur lequel sont portées les sommes prêtées temporairement à la société par cet associé, qui détient au moins 5 % du capital.
Il peut être productif d'intérêts pour le titulaire.

IV. Et les sociétés civiles ?

Les sociétés ont soit un caractère civil, soit un caractère commercial. Selon l'art. 3 §2 du Code des Sociétés, la nature civile ou commerciale d'une société est déterminée par son objet, tel qu'il est spécifié dans l'acte de constitution.

Une société est de nature civile lorsqu'elle a pour objet de poser des actes de droit civil. Elle est de nature commerciale lorsqu'elle a pour objet statutaire de poser des actes commerciaux. Le caractère de la société est déterminé par son objet social, tel qu'il figure dans l'acte de constitution. Le fait que la société exerce ultérieurement une autre activité n'est pas susceptible de modifier la nature de la société.

La nature d'une société joue notamment un rôle essentiel lorsqu'il s'agit d'appliquer :
La loi sur les faillites : seules les sociétés commerciales peuvent être déclarées en situation de faillite.
Les modalités de preuve : en matière commerciale, la preuve est libre.

Il existe différents types de sociétés commerciales. La loi prévoit que les sociétés dont l'objet est civil peuvent adopter une de ces formes sans perdre leur nature civile.
La société civile qui adopte la forme d'une société commerciale est soumise aux dispositions qui régissent cette forme de société (par ex. : loi du 17 juillet 1975 relative à la comptabilité et aux comptes annuels).
La société civile n'est pas soumise à la législation commerciale. Ceci implique notamment que la société ne doit pas être inscrite à la BCE via un guichet d'entreprises, et qu'elle n'est pas soumise à l'application de la loi du 17 juillet 1975 relative à la comptabilité et aux comptes annuels des entreprises.
Tout différend (sic !) en la matière pourra être tranché par le juge civil (pas par le tribunal de commerce).

La société civile ne peut pas être déclarée en faillite, et elle ne peut pas non plus avoir recours au concordat judiciaire. Si elle n'est plus en mesure de remplir ses obligations, elle sera déclarée en état d'insolvabilité.

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