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Principes de comptabilité générale   Notes de débit, notes de crédit

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Création, liquidation d'entreprise (14) | | Exploitant d'entreprise individuelle (16)

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Contenu

1. Introduction
2. Notes de débit envoyées
3. Notes de débit reçues
4. Notes de crédit envoyées
5. Notes de crédit reçues
6. Notes sur les NdD, NdC, et TVA (voir aussi page 238)
7. Exercices

I. Introduction

Il est possible qu'une entreprise tienne à modifier sa facture initiale.
Un événement (prévu ou imprévu) peut amener le vendeur à augmenter ou à diminuer une facture qu'il a déjà envoyée.

Après la vente, le vendeur lui-même peut recevoir une facture pour frais d'entreposage des marchandises vendues ;
si les conditions de vente l'ont prévu, le vendeur souhaitera être remboursé de ses frais par l'acheteur.
Il enverra alors une sorte de "facture complémentaire", appelée "note de débit".
Ce même document pourra aussi être employé dans le cas :

= de frais de dédouanement après facturation,
= de frais d'entreposage,
= de constat d'erreur en défaveur du vendeur-fournisseur, donc en faveur du client-acheteur...

Après la vente, l'acheteur peut constater que la marchandise reçue n'est pas conforme au bon de commande
et peut réclamer une réduction de la facture reçue.
Si le vendeur accepte cette solution, il enverra alors une sorte de "facture négative", appelée "note de crédit".
Ce même document pourra aussi être employé dans le cas :

= de réduction, ristourne ou rabais accordés après facturation,
= de rabais accordé pour non-conformité,
= de constat d'erreur en faveur du vendeur-fournisseur, donc en défaveur du client-acheteur,
= de retard de livraison...

Dans le chapitre relatif à la TVA, nous avons déjà abordé ces notions de notes de débit et de crédit, envoyées par le vendeur et reçues par le client.

De plus, concernant la TVA,
nous optons ici pour la méthode visant à rectifier les comptes TVA s/ Achats et/ou s/ Ventes ;
nous renvoyons le lecteur à la remarque concernant la TVA et NdD et NdC, faite ici à la page 238.
Cela n'empêche pas le lecteur de choisir l'usage des comptes de régularisation de TVA ;
une variante sera d'ailleurs souvent proposée.

À retenir : c'est toujours le vendeur qui envoie les NdD et NdC ; c'est l'acheteur qui les reçoit.

II. Notes de débit envoyées

A. Principe

C'est le vendeur qui envoie une note de débit,
comme si c'était une nouvelle facture, voire une facture complémentaire.

Donc, influence sur la comptabilité du vendeur :

Beaucoup d'entreprises n'emploient plus de notes de débit, elles préfèrent faire usage d'une nouvelle facture.

Selon de nombreux forums belges autorisés, relatifs à la comptabilité, on entend dire

"Une note de débit est un document que l'on établit parfois pour porter en compte des choses que l'on ne facture habituellement pas et... qui n'ont pas d'incidence TVA. (Exemple: des intérêts, des débours, des assurances ... ) Pratiquement, celui qui émet la ND peut opter pour joindre cette pièce justificative au mouvement financier relatif à l'opération ou l'encoder dans un journal de type facturier de sortie ce qui permet d'utiliser un compte de tiers (compte centralisateur oblige). Chez le cocontractant, idem (annexe au mvt financier ou via facturier d'entrée."

ou encore

"une note de debit ce peut etre une note d'honoraires. Ce que je vois souvent ches les avocats, les notaires, les ingénieurs et les comptables. Leurs factures s'apellent "notes de débit-état d'honoraires" et ce sont des veritables factures."

ou

"Les notes de débit sont utilisées pour toutes opérations qui ne relèvent pas du champ d'application de la TVA, donc ces factures sont hors déclaration TVA.
Il s'agit par exemple de la refacturation de dommages ou intérêts, recuperation de frais, pénalités au client, assurances, honoraires avocats à refacturer....Bien sûr, une note de débit p-e le complément d'une facturation antérieure, c'est ce qu'on apprend à l'école.
Dans ce cas, on applique de la TVA, et le document est repris dans la déclaration TVA. Cela dépend un peu de la politique interne de l'entreprise. Pour ma part, lorsque je dois facturer un complément, j'utilise la facture, et pas la note de débit. Chez nous, nous utilisons la note de débit uniquement pour les refacturations qui ne rentrent pas en compte pour la déclaration TVA. Attention tout de même, 0 % de TVA ne signifie pas "hors champ d'application TVA"
Exemple : livraisons intracommunautaires, vente de mitrailles, etc... pour ce type d'opérations, une facture conforme est obligatoire avec mentions des différents Arrêtés Royaux ou articles TVA correpondants."

B. Comptabilisation dans le Grand livre

Le 25 mars : (1) Tartempion vend à Delach Töhr des marchandises pour 40 000 EUR + TVA 21 %
Le 27 mars : (2) Tartempion réclame à Delach Töhr les frais d'entrepôt pour stockage des marchandises pour 4 000 EUR + TVA 21%

Faire la comptabilité de Tartempion, dans le grand livre des comptes.

SOLUTION 1505, ici

III. Notes de débit reçues

A. Principe

C'est le vendeur qui envoie une note de débit,
comme si c'était une nouvelle facture ;
l'acheteur reçoit une note de débit,
comme s'il s'agissait d'un achat complémentaire

Donc, dans la comptabilité chez l'acheteur :

B. Comptabilisation dans le Livre chronologique

Même énoncé que ci-dessus, mais attention, vous êtes acheteur, puisque vous recevez la note de débit.
Faire la comptabilité de Delach Töhr, dans le livre chronologique.

SOLUTION 1506, ici

IV. Notes de crédit envoyées

A. Principe

C'est le vendeur qui envoie une note de crédit,
comme si c'était une facture négative ;

donc influence dans la compta chez le vendeur :

B. Comptabilisation dans le Livre journal (modèle au choix)

Toujours même énoncé que ci-dessus, mais attention, vous êtes vendeur, puisque vous envoyez la note de crédit.
Faire la comptabilité de Tartempion, dans le livre journal.

SOLUTION 1507, ici

V. Notes de crédit reçues

A. Principe

C'est le vendeur qui envoie une note de crédit, comme si c'était une facture négative ;
l'acheteur reçoit une note de crédit,
comme s'il s'agissait d'un achat négatif.

donc l'acheteur enregistrera :

B. Comptabilisation dans le Grand livre des comptes

Faire la comptabilité de Delach Töhr, dans le grand livre des comptes.

SOLUTION 1508, ici

VI. Notes sur les NdD, NdC et T.V.A. voir chapitre 9 TVA

A. Chez l'acheteur

Pour la T.V.A. sur note de crédit reçue,
l'emploi du compte "4514 TVA due pour régularisations"
à la place du compte "4110 TVA sur achats" est souhaité,
car il est plus conforme à la déclaration TVA, et enregistre une diminution de créance enregistrée précédemment.

De même, la T.V.A. sur note de débit reçue,
doit s'enregistrer dans le compte "4114 TVA récupérable pour régularisations"
à la place du compte "4110 TVA sur achats",
car il est plus conforme à la déclaration TVA, et enregistre une créance supplémentaire v-à-v de l'Administration, car la TVA est payée au fournisseur.

B. Chez le vendeur

En ce qui concerne la T.V.A. sur note de crédit envoyée,
l'emploi du compte "4114 TVA récupérable pour régularisation"
à la place du compte "4510 TVA sur ventes" est requis,
car conforme à la déclaration TVA, et enregistrant une diminution de dette enregistrée lors de la vente.

De même, pour la T.V.A. sur note de débit envoyée,
il faut employer le compte "4514 TVA due pour régularisation"
et non pas le compte "4510 TVA sur ventes",
car d'une part, il est non seulement plus conforme à la déclaration TVA, et d'autre part, il enregistre une dette supplémentaire envers l'Administration ;
la TVA est en effet reçue (ou à recevoir) du client.
 

C. Cas particulier

Nous savons que les notes de débit et de crédit sont des documents rédigés par le vendeur à son client.
= la note de débit pour "facture complémentaire"
= la note de crédit pour "facture négative"

Il peut arriver qu'à la place du fournisseur qui invite son client à payer moins, ce soit le client lui-même qui envoie un avis de diminution de facture à son fournisseur.
Dans ce cas, la note de crédit du fournisseur est remplacée par une note de débit du client.

D. Remarque méthodologique

On admettra facilement que ces détails peuvent être considérés comme objectifs d'extension. Cependant, pour des sections techniques, pour lesquelles l'efficacité et l'exactitude professionnelles sur le terrain sont importantes, on ne se contentera pas de l'exactitude du raisonnement, mais de l'exactitude des comptes à utiliser.

Note de crédit ou réduction de valeur

Rappel de la notion de note de crédit

La note de crédit est l’acte juridique écrit par lequel, agissant de façon unilatérale, un créancier notifie à son débiteur qu’il porte un montant déterminé au crédit du compte de celui-ci.

En général, le montant de la note de crédit compense, en tout ou en partie, un montant préalablement porté au débit du même compte.
Par exemple, postérieurement à la vente d’un produit et à l’enregistrement du prix au débit du compte de l’acheteur, le vendeur établit une note crédit au profit de son acheteur pour cause de retour de marchandise non conforme, pour cause de réduction commerciale ou pour cause de correction d’erreur quant au prix.
La contrepartie comptable du crédit porté au compte du débiteur, est le débit d’un compte de résultats.

La note de crédit produit un effet extinctif de droit dans la relation entre le créancier et son débiteur : elle éteint la créance à due concurrence, elle fait donc obstacle au recouvrement du montant éteint.
Par exemple, en cas de prix de vente égal à 100, l’établissement d’une note de crédit égale à 30 aura pour effet de ramener le solde de la créance à 70.

Conséquemment, le débiteur lui-même est fondé à enregistrer le montant de la note de crédit au débit du compte de son créancier et, ce faisant, à acter dans ses propres comptes que sa dette a diminué d’autant.

Distinction entre une note de crédit et une réduction de valeur

La note de crédit et la réduction de valeur ont, l’une et l’autre, pour objet de créditer le compte du débiteur (par le débit d’un compte de charge) et donc pour effet de diminuer le solde du compte de ce débiteur. Une différence fondamentale les distingue cependant : seule la note de crédit produit un effet extinctif sur la créance et sur la dette.

La réduction de valeur diminue le solde du compte du débiteur,
la note de crédit diminue aussi le solde de la créance envers ce débiteur.

La réduction de valeur ne diminue pas le droit pour le créancier de poursuivre le recouvrement intégral de sa créance, y compris pour le montant de la réduction. La note de crédit prive le créancier du droit d’encore poursuivre le recouvrement de la créance pour le montant de ce crédit.

La note de crédit est donc une reconnaissance, vis-à-vis du débiteur, d’une diminution de sa dette. La réduction de valeur est une reconnaissance, de nature strictement comptable, du fait que la créance risque de ne pouvoir être récupérée à concurrence du montant porté au crédit du compte.

Il s’ensuit que l’une et l’autre répondent à des règles différentes : alors que la note de crédit peut être établie par le créancier de façon discrétionnaire, donc à sa convenance, la réduction de valeur doit répondre à des conditions légales strictes.
Sous réserve des règles du droit des sociétés relatives au respect de l’objet social et sous réserve des règles fiscales relatives aux avantages anormaux et bénévoles, tout créancier a le droit de consentir une remise de dette et d’acter d’office l’appauvrissement qui en résulte ; par contre, une réduction de valeur ne dépend pas de la volonté du créancier, elle n’est quela traduction dans les comptes du fait que le recouvrement de la créance est certainement ou probablement impossible.
L’appauvrissement patrimonial exprimé par une réduction de valeur est l’expression comptable d’un fait extrinsèque échappant au contrôle du créancier,
l’appauvrissement patrimonial exprimé par une note de crédit est l’expression comptable d’une décision unilatérale du créancier et consentie librement par celui-ci.

Et les notes de crédit internes ?

Les praticiens établissent parfois des notes de crédit pour échapper aux contraintes des réductions de valeur : la note de crédit leur permet, en effet, d’acter un appauvrissement sans devoir prouver, par exemple vis-à-vis du fisc, que la créance concernée est devenue impossible à récupérer en raison de l’insolvabilité du débiteur.
Cette pratique est licite lorsque l’intention est,
non seulement d’acter la diminution dans la comptabilité,
mais aussi de consentir une remise de dette au débiteur,
ce qui suppose que la note de crédit lui soit adressée afin de porter cette remise à sa connaissance et de lui permettre de la comptabiliser à son tour.

Toute autre est la pratique - assez courante - des « notes de crédit internes », c’est-à-dire des notes de crédit qui sont établies sans intention de libérer le débiteur.
Dans ce cas, le but du créancier étant d’acter une diminution strictement comptable par une voie simplifiée, la note de crédit est établie pour justifier l’écriture mais elle n’est pas adressée au débiteur, afin d’empêcher celui-ci d’invoquer la diminution de sa dette.
Cette pratique est irrégulière car elle cache la réalité :
la réduction de valeur est cachée derrière la note de crédit,
et la note de crédit reste cachée dans la comptabilité du créancier.

Les pièces comptables se ventilent en deux catégories : internes et externes.
Les pièces internes concernent les ajustements de valeur (amortissements, réductions de valeur, provisions, etc), elles ne concernent pas les relations de prérogatives et d’obligations avec les tiers, elles sont établies par l’entreprise elle-même sur base des règles d’évaluation et d’ajustements de valeur, et elles ne sont pas destinées à être communiquées aux tiers.
Les pièces externes concernent les relations de prérogatives et d’obligations avec les tiers, elles impliquent les tiers, elles sont connues par eux, soit parce qu’elles sont établies avec leur concours (exemple : un contrat), soit parce qu’elles proviennent d’eux (exemple : une remise de dette), soit parce qu’elles les visent et leur sont communiquées (exemple : un jugement).
La pièce externe qui émane de l’entreprise doit être communiquée au tiers concerné, parce qu’elle produit des effets juridiques à son égard ; c’est le cas de la note de crédit.

Enfin, dans les procès en recouvrement de créance, il arrive souvent que, sachant ou soupçonnant que le solde de son compte chez son créancier est nul, le débiteur demande au tribunal d’ordonner au créancier de produire sa comptabilité.
Cette demande n’est pas susceptible de faire gagner le débiteur lorsque la nullité du solde découle d’une réduction de valeur.
Par contre, elle est utile et pertinente lorsque la nullité du solde découle d’une note de crédit interne. Dans ce cas, en effet, la mise à jour de la note de crédit permet au débiteur de prouver que le créancier l’a libéré de sa dette, fût-ce à des fins fiscales ; il appartient alors au créancier de rapporter la preuve contraire, par exemple en soutenant que la non-communication au débiteur de la note de crédit prouve l’absence de volonté de renonciation à la créance.
Cette tentative de preuve contraire risque, cependant, de placer le créancier dans une position difficile, puisqu’elle mettra à jour l’existence d’une réduction de valeur simulée par une note de crédit. La pratique des notes de crédit internes risque donc de se retourner, tôt ou tard, d’une façon ou d’une autre, contre son auteur.

d'après Éric Causin, avocat, 11 juin 2007

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