|
Procédure quotidienne |
  copyleftSee You Why? |
Jusqu'ici, nous avons :
- découvert les principes généraux et légaux de la comptabilité ;
- observé le bilan, qui permet de "photographier" une entreprise à un moment donné ;
- analysé le bilan, ses principes généraux d'équilibre, ses principaux éléments constitutifs ;
- essayé d'enregistrer les opérations non productives qui mettent les postes de bilan en action ;
- constaté qu'il est difficile de suivre la vie (ou le "film") d'une entreprise en n'utilisant que le bilan, ce qui nous a amené à introduire la notion d'enregistrement des opérations dans les comptes et le "grand livre" des comptes (forme simplifiée en T, en Π ou autre forme, voir ici ) ;
- appris l'usage de la balance pour établir un lien entre les enregistrements quotidiens dans les comptes et la rédaction du bilan.
Dans ce chapitre, nous allons apprendre à enregistrer les opérations d'une entreprise, au fur et à mesure qu'elles se présentent et sans retour permanent au bilan.
Le droit comptable n'oblige que la publication annuelle des comptes (et donc du bilan), mais le droit comptable exige une tenue quotidienne des opérations effectuées. Nous introduirons donc les notions de "livre chronologique" (qui deviendra le livre-journal) et de "grand livre des comptes".
Les opérations faites pour l'instant n'ont toujours aucune incidence sur le résultat de l'entreprise. Elles n'engendrent ni bénéfice, ni perte, pas plus qu'elles ne visent à en générer. Nous aborderons ce type d'opérations à partir du chapitre suivant.
Les actifs affectés au service de l'entreprise et utilisés comme instruments de travail, ne sont en principe pas destinés à être immédiatement revendus. Ils présentent un caractère de fixité. En termes économiques, on parlera de capitaux fixes ; certains parlent aussi de capitaux permanents.
Exemple : les bâtiments, les meubles, les machines, les outils, etc.
Par contre, par opposition à ce capital fixe, à cet actif immobilisé, on trouve une quantité d'avoirs de l'entreprise qui présentent un caractère beaucoup plus mobile. De par le fonctionnement normal de l'entreprise, les montants enregistrés dans les postes de cette rubrique circulent d'un poste à l'autre.
La vocation la plus fréquente des valeurs disponibles (caisse) est d'être transformées en achats de stocks de marchandises en vue d'être revendues (?).
Généralement, les stocks de marchandises se transforment, lors des ventes à crédit, en créances (?) à court terme (clients).
Enfin, lorsque les clients s'acquittent de leurs dettes, ces créances se muent en valeurs disponibles (caisse ou banque) (?).
La boucle est bouclée : un cycle de circulation des actifs circulants s'est accompli. ATTENTION (?) : en comptabilité, cette circulation est interdite... il faut faire usage des comptes de gestion pour tout achat et/ou vente de marchandises (voir "Comptes de gestion", ici.) . Le compte "stocks de marchandises" ne sera modifié qu'une seule fois par an, lors des inventaires (voir ici.).
Un camion qui circule pour approvisionner les clients en marchandises et pour aller chercher des marchandises chez les fournisseurs, n'est pas un actif circulant, mais un actif immobilisé. En effet, il n'est pas destiné à être revendu et est utile en permanence à l'entreprise... sauf pour un concessionnaire de camions.
Des bureaux revendus par une entreprise, peuvent, selon les cas, faire partie des actifs circulants ou immobilisés. Il s'agira d'actifs circulants pour toute entreprise dont l'objet social est la vente de mobilier de bureau. Il s'agira d'actifs immobilisés pour toute entreprise qui revend son mobilier pour le renouveler.
La loi comptable ne permet pas la notation des opérations dans le bilan. Nous avons abordé dans le chapitre précédent la notation dans les comptes, sous la forme simplifiée d'un "T". Cependant, ce type d'enregistrement ne laisse pas apparaître l'ordre chronologique des opérations. La loi comptable belge exige la tenue d'un document appelé livre-journal. Pour comprendre le mécanisme de ce document qui n'a pas de forme légale, nous décrirons un document fictif, le livre chronologique.
On peut facilement s'imaginer le "Grand livre des comptes" comme un cahier avec autant de pages que de comptes (réduits à la simple forme d'un T ou prenant une des formes plus complètes, décrites page 73), ces pages pouvant être papier ou écran d'ordinateur.
Comme l'imputation des comptes est une opération relativement longue et comme chaque opération se retrouve "dispersée" entre plusieurs comptes, on risque vite d'en perdre la trace. Le livre-journal (nous utiliserons le livre chronologique) est un excellent outil obligatoire pour préparer l'imputation dans les comptes ; on doit y enregistrer toutes les opérations, les unes après les autres, en notant à gauche les comptes débités et à droite les compte crédités (convention !).
Pour illustrer le mécanisme de notation, nous nous baserons sur l'enregistrement de la réception du paiement par CCP de 300 000 EUR de la part d'un client.
Le livre chronologique comporte 10 colonnes suivies d'une ligne pleine :
en travers des 10 colonnes, on notera le motif (ou libellé) de l'opération et les pièces justificatives : dans notre exemple, un message tel que "paiement de K.Lian, extrait CCP n° 54".
| N° | date | intitulé | A/P Ch/Pr |
+/- | D/Cr | cpte déb. | cpte créd. | M. déb. | M.créd. |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1851 | 23/09 | 4 Clients | A | - | Cr | 5 CCP | 300 000,00 | ||
| 5 CCP | A | + | D | à 4 Clients | 300 000,00 | ||||
| paiement de K.Lian, n/ extrait de compte CCP n° 54 | |||||||||
Nous verrons plus tard que ce livre chronologique devra se transformer en un livre-journal dans lequel la même écriture comptable pourra être notée selon le modèle choisi :
| N° | Compte débité | Compte crédité | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|---|
|
1851
|
5 CCP |
300 000,00
|
|
|
|
29/03
|
4 Clients |
|
300 000,00
|
|
|
paiement de K.Lian extr CCP 54
|
||||
ou encore,
|
|
|
|
|
|
|
|
| 29/03 | paiement de K.Lian extr CCP 54 | 1855 | 5 CCP | 4 Clients |
300 000,00
|
300 000,00
|
Remarquons que dans la première version, devant le (premier) compte crédité, on a placé la préposition "à". Cet "à" facilite l'énonciation orale de l'écriture et est un vestige de la phrase complète :
« le débit du compte "CCP" de 300 000 EUR est égal à celui de 300 000 EUR du crédit du compte "Clients" »
Par convention, on note
à gauche le(s) compte(s) débité(s) et
à droite le(s) compte(s) crédité(s).
La préposition "à" n'a pas d'autre sens que celui décrit ci-dessus (égalité), il ne faut pas essayer de lui attribuer une autre signification, telle qu'un déplacement de l'un à l'autre (ce serait d'ailleurs incorrect, puisqu'il s'agit ici d'argent qui passe de mon client à mon compte CCP).
Au moins une fois par mois, ces écritures notées obligatoirement au fur et à mesure dans le livre-journal, doivent être reportées dans le Grand-livre des comptes. Voilà du travail pour les comptables.
Remarquons que la présentation du livre chronologique est à la fois introductrice au livre-journal et dans le prolongement du tableau de mutation présenté dans les chapitres précédents.
Le livre journal ne laisse apparaître qu'une partie du livre chronologique ; en effet, disparaissent les colonnes reprenant les comptes mouvementés notés dans n'importe quel ordre (ils doivent être notés dans l'ordre débit d'abord, crédit ensuite), leur nature active ou passive, le sens de la variation et l'imputation au débit ou au crédit d'un compte.
Tous ces éléments doivent cependant être analysés, avant qu'une écriture comptable soit comprise correctement... l'expérience rendra ce travail mécanique.
Puisque chaque exercice comptable est une "nouvelle histoire d'un an" qui commence, le lecteur comprendra facilement que la première opération à enregistrer, est une ouverture des comptes : par cette écriture, l'entreprise ouvre ses comptes (influence sur le grand livre des comptes de l'exercice),
- sur base des soldes des comptes de l'année précédente ou
- sur base des apports des associés pour l'année de départ.
À titre d'exemples, notons la situation de départ (4M€ de capital, déposés en caisse) et les deux premières opérations sur une page du livre chronologique et, à titre d'exercices, afin de se roder au système de raisonnement, enregistrons sur une autre page (avec report) les autres opérations notées, lors de la présentation du tableau des mutations :
achat de machines (à crédit, sans TVA) pour 1 600 000 EUR chez "Machinou" ;
prêt pour une période de 3 mois de 150 000 EUR à un tiers "K. Réancier" ;
paiement partiel de la dette envers "Machinou" pour 400 000 EUR en liquides ;
acceptation d'une lettre de change tirée par "Machinou" pour 1 000 000 EUR ;
achat d'un lot de camionnettes pour 600 000 EUR chez "M.Car", paiement un tiers au comptant, le reste à crédit ;
ouverture d'un compte à la BELFIUS et versement de 1 000 000 EUR sur ce compte ;
paiement partiel des camionnettes par compte bancaire pour 20 000 EUR ;
paiement hors lettre de change à "Machinou" pour 100 000 EUR en liquides ;
livre chronologique (en 000 EUR ou k€)
| N° | date | intitulé | A/P Ch/Pr |
+/- | D/Cr | cpte déb. | cpte créd. | M. déb. | M.créd. |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 0 | 23/9 | 100 Capital | P | + | Cr | 570 Caisse | 4 000 | ||
| 570 Caisse | A | + | D | 100 Capital |
4 000
|
||||
| ouverture des comptes, création de société, voir acte du notaire Bouchez | |||||||||
| 1 | 27/9 | 440 Fourn. | P | + | Cr | 230 Machines |
1 600
|
||
| 230 Machines | A | + | D | à 440 Fourn. |
1 600
|
||||
| achat de machines (à crédit, sans TVA) pour 1 600 000 EUR chez "Machinou" | |||||||||
| 2 | 416 Créanc à - 1 an | A | + | D | 416 Créanc à - 1 an | 150 | |||
| 570 Caisse | A | - | Cr | à 570 Caisse | 150 | ||||
| prêt pour une période de 3 mois de 150 000 EUR à un tiers "K. Réancier" | |||||||||
| 0 | TOTAL À REPORTER | 5 750 |
5 750
|
||||||
Rappelons ici l'utilisation des premières colonnes (notées ici sur fond gris uniforme), en l'illustrant par l'opération 1 du 27/9 :
1. Colonne "intitulés" :
Quels sont tous les comptes qui seront modifiés par l'opération (peu importe l'ordre) ?
>> Les comptes "Fournisseurs" et "Machines"...
2. Colonne A/P PR/CH" :
Sont-ce des comptes d'Actif ou de Passif ? Plus tard on ajoutera (de Produits ou de Charges) ?
>> Fournisseurs est un compte de Passif, car "dettes"
Machines est un compte d'Actif, car c'est un "avoir"
3. Colonne "+/-" :
Ma dette "Fournisseurs (passif)" va-t-elle augmenter ou diminuer ?
>> +
Mon avoir "Machines (actif)" va-t-il augmenter ou diminuer ?
>> +
4. Colonne "D/Cr" :
Suivre la règle (A+) ==> D ; (A-) ==> Cr ; (P-) ==> D ; (P+) ==> Cr
>> Fourn P+ donc Cr et
Machines A+ donc D
Ces 4 colonnes n'apparaissent pas dans le futur "livre-journal", mais nous garderons notre "livre chronologique" qui nous permettre toujours de justifier le débit ou crédit des comptes utilisés.
L'énoncé de cet exercice est lisible ici, ex501.
La solution sera visible ici, sur sol501.
Nous avons signalé dans le chapitre précédent, l'usage du "grand livre des comptes", avec la notation +/- ou -/+ selon qu'il s'agissait de comptes d'Actif ou de Passif. L'usage du "grand livre des comptes", avec l'unique notation D/C est la seule admise et utilisée en comptabilité.
Rappelons aussi que les écritures dans le livre-journal (livre chronologique) sont obligatoires au fur et à mesure de l'exécution des opérations ; dans le grand livre des comptes, par contre, un retard d'un mois maximum est toléré pour l'exécution des opérations. Elles pourraient avoir une incidence sur le bilan, mais celui-ci ne doit être proposé qu'annuellement, en fin de période (ou exercice) comptable.
Remarquons que la notation au grand livre des comptes non faite sera tolérée pour autant que l'entreprise puisse prouver que son livre journal est établi au jour le jour.
Chaque année, la première écriture à passer est l'ouverture des comptes, faite sur base des soldes des comptes de bilan au dernier jour de l'exercice précédent ou sur base des apports des associés pour l'année de départ.
$$$$
|
|
|
||||||||||||
|
|
|
||||||||||||
|
|
|
||||||||||||
|
|
|||||||||||||
D 24 MobMatRoul C
600 000 |
|
|
Solde débiteur : 600 000
D 23 InsMacOut C
1 600 000 |
|
|
Solde débiteur : 1 600 000
D 40 CréaCom C
150 000 |
|
|
Solde débiteur : 150 000
D 55 Bque Cc C
1 000 000 | 20 000
|
|
Solde débiteur : 980 000
D 57 Caisses C
4 000 000 | 150 000
| 400 000
| 200 000
| 1 000 000
| 100 000
Solde débiteur : 2 150 000
D 10 Capital C
| 4 000 000
|
|
Solde créditeur : 4 000 000
D 17 Dett à + 1 an C
|
|
|
D 440 Fourniss C
| 1 600 000
400 000 |
1 000 000 | 400 000
20 000 |
100 000 |
|
Solde créditeur : 480 000
D 441 Eff à payer C
| 1 000 000
|
Solde créditeur : 1 000 000
Rappelons que la présentation en T ou en Π est souvent une simplification de la réalité, car les comptes peuvent prendre différentes formes, telles celles présentées page 73.
