Excel par l'exemple Manuel niveau 3 automatisation des documents

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AUTOMATISATION DES DOCUMENTS

Les listes déroulantes

La plage de cellules reliée à la liste déroulante
Dessiner le bouton
Déterminer le paramétrage du bouton
Utiliser la liste déroulante
Utiliser le résultat de la cellule liée

Les cases à cocher

Dessiner le bouton
Déterminer le paramétrage du bouton
Utiliser la case à cocher
Utiliser le résultat de la cellule liée

Les cases à options

Dessiner le bouton
Déterminer le paramétrage du bouton
Utiliser la case à options
Utiliser le résultat de la cellule liée

 Sommaire

 Il est possible dincorporer dans un document des boutons qui permettront de filtrer une liste ou de faire des choix.

 Pour illustrer ces fonctions, nous reprendrons lexemple d'une facture (télécharger l'exemple). Après construction, le document se présentera sous la forme ci-dessous. Chacune des options est détaillée dans les pages suivantes.

 

  La construction de ces boutons seffectue à laide de la barre doutils " Dialogue " quil convient dafficher. Pour afficher cette barre doutils, cliquer sur le menu Affichage - Barre doutils et cocher la case " Dialogue ". La barre doutils suivante saffiche :

  Sommaire

 Les listes déroulantes

 Les listes déroulantes sont des boutons que lon installe sur la feuille de calcul. Pour utiliser ces listes déroulantes, un certain nombre de paramètres sont nécessaires :

•  Une plage de cellule contenant des informations. Ce sont ces informations que lon retrouvera en déroulant la liste.
•  Une cellule liée où sera renvoyé le choix fait dans la liste.
•  Une formule de calcul qui exploitera le résultat du choix contenu dans la cellule liée.

Nous allons commencer par construire une liste déroulante qui affichera la liste des clients de lentreprise.

La plage de cellules reliée à la liste déroulante

 Il faut, au préalable, construire cette plage de cellules. Il est préférable, en termes dorganisation, de la construire sur une feuille de calcul séparée. Cette feuille sera appelée " Liste clients ". et se présentera ainsi :

 

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Dessiner le bouton

 Le bouton doit être dessiné sur la feuille qui va contenir la trame de la facture. On va donc créer une nouvelle feuille de calcul que lon appellera " Facture ".

•  Cliquer sur longlet " Facture "
•  Dans la barre doutils " Dialogue ", cliquer sur loutil " zone combinée déroulante "

• Le curseur prend la forme dune petite croix fine.
•  Amener le curseur à lendroit désiré et tracer un rectangle en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé. Lâcher.

Le bouton aura cet aspect :

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Déterminer le paramétrage du bouton

 En létat, le bouton est inutilisable. Pour que celui-ci affiche des informations, il faut

•   Le relier à une plage de cellules.
•  Désigner la cellule liée
•  Cliquer, avec le bouton droit de la souris, sur le lobjet bouton pour le sélectionner.
•  Cliquer sur le menu Format - objet - onglet Contrôle.
•  La boîte de dialogue ci-dessous apparaît.
•  Cliquer dans la zone " Plage ".
•  Cliquer sur longlet " Listes de clients "
•  Sélectionner la plage de cellules contenant le nom des clients A2:A10. (cette plage peut être plus grande afin de prévoir la saisie de nouveaux clients).
•  Cliquer dans la zone " Cellule liée ".
•  Cliquer sur la cellule où sinscrira le résultat du choix fait dans la liste (par exemple G1).
•  Valider en cliquant sur OK.
•  Cliquer en dehors du bouton.

 

   Sommaire

Utiliser la liste déroulante

 En cliquant sur la flèche à droite du bouton, on déroule la liste des informations contenues dans la plage de cellules A1:A10 de la feuille " Liste des clients " :

 

On choisit le nom désiré en cliquant dessus.

Le résultat du choix va sinscrire dans la cellule liée (G1) sous la forme dun nombre. Ce nombre est la position du nom choisi dans la liste :

•  Si le premier nom est choisi, le nombre inscrit dans la cellule G1 est 1
•  Si le deuxième nom est choisi, le nombre inscrit dans la cellule G1 est 2.
•  etc.

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Utiliser le résultat de la cellule liée

 Pour cela on va construire à lendroit désiré une formule de calcul. Cette formule est la suivante :

• tableau est la plage de cellules sur laquelle la recherche va porter.
• no_lign est le numéro de la ligne de ce tableau où se trouve linformation désirée.
• no_col est le le numéro de la colonne de ce tableau où se trouve linformation désirée.

Pour notre exemple, nous allons compléter la feuille de calcul " Liste des clients ". Le tableau ainsi complété se présentera ainsi : 

Pour établir notre document, nous allons avoir besoin des coordonnées complètes du client (Nom, adresse). Nous allons construire les formules de calcul nécessaires. La première formule de calcul que lon va construire sur la feuille " Facture ", va nous permettre dafficher le nom du client choisi à laide de la liste déroulante.

La formule va rechercher sur la feuille " Liste des clients ", dans le tableau qui sétend de la cellule A2 jusquà la cellule D10, linformation qui se trouve sur la ligne correspondant au nom du client (numéro inscrit en cellule G1) et dans la colonne 1 (colonne A). La formule est la suivante :

De même, pour obtenir ladresse du client, on construit la formule :

Seul changement, le numéro de la colonne où se trouve linformation. Il sagit ici de la colonne 2.

Pour obtenir le code postal qui se trouve dans la troisième colonne du tableau, on construit la formule :

Quand la valeur en G1 change (par lintermédiaire de la liste déroulante), le résultat affiché change aussi.

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 Les cases à cocher

 Les cases à cocher sont des boutons que lon installe sur la feuille de calcul. Pour utiliser ces cases à cocher, un certains nombre de paramètres sont nécessaires :

•  Une cellule liée où sera renvoyé le choix fait dans la case à cocher.
•  Une formule de calcul qui exploitera le résultat du choix contenu dans la cellule liée.

Nous allons construire une case à cocher qui donnera le choix entre facturer des frais de port ou non.

  Sommaire

Dessiner le bouton

 Le bouton doit être dessiné sur la feuille qui va contenir la trame de la facture. On va donc utiliser la feuille de calcul " Facture ".préalablement créée.

•  Cliquer sur longlet " Facture "
•  Dans la barre doutils " Dialogue ", cliquer sur loutil " case à cocher "

.

•  Le curseur prend la forme dune petite croix fine.
•  Amener le curseur à lendroit désiré et tracer un rectangle en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé. Lâcher.

Le bouton aura cet aspect :

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Déterminer le paramétrage du bouton

 En létat, le bouton est inutilisable. Pour que celui-ci affiche des informations, il faut

•  Désigner la cellule liée
•  Lui donner un libellé.

 Pour désigner la cellule liée :

•  Cliquer, avec le bouton droit de la souris, sur le lobjet bouton pour le sélectionner.
•  Cliquer sur le menu Format - objet - onglet Contrôle.
•  La boîte de dialogue ci-dessous apparaît.
•  Cliquer dans la zone " Cellule liée ".
•  Cliquer sur la cellule où sinscrira le résultat du choix fait dans la liste (par exemple G3).
•  Valider en cliquant sur OK.
•  Cliquer dans le bouton.
•  Effacer " case à cocher ".
•  Ecrire le nom du bouton (" facturer des frais de port " dans notre exemple).
•  Cliquer en dehors du bouton.

 

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Utiliser la case à cocher

 En cliquant sur le case à gauche du bouton, on coche ou on décoche à volonté celle-ci. Le résultat du choix va sinscrire dans la cellule liée (G3) sous la forme dun message :

•  Si la case est cochée, sinscrit dans la cellule G3 " VRAI ".
•  Si la case nest pas cochée, sinscrit dans la cellule G3 " FAUX ".

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Utiliser le résultat de la cellule liée

 Pour cela on va construire à lendroit désiré une formule de calcul. Cette formule est la suivante :

•  Test_logique est la lecture de la cellule G3.
•  valeur_si_vrai est le résultat que la fonction doit afficher si " VRAI " est écrit en G3.
•  valeur_si_faux est le résultat que la fonction doit afficher si " FAUX " est écrit EN G3.

Dans notre exemple, 50 F de frais de port seront facturés si la case est cochée (et donc la valeur en G3 est " VRAI "). La formule, construite dans notre exemple en F21, est la suivante :

  Quand la valeur en G3 change (par lintermédiaire de la case à cocher), le résultat affichée change aussi.

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Les cases à options

 Les cases à options sont des boutons que lon installe sur la feuille de calcul. Pour utiliser ces cases à options, un certains nombre de paramètres sont nécessaires :

•  Créer au préalable une zone de groupe dans laquelle sera dessiné la case à options.
•  Une cellule liée où sera renvoyé le choix fait par lintermédiaire des différentes cases à options.
•  Une formule de calcul qui exploitera le résultat du choix contenu dans la cellule liée.

Nous allons construire plusieurs cases à options qui donneront le choix des cadeaux offerts au clients

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Dessiner le bouton

 Le bouton doit être dessiné sur la feuille qui va contenir la trame de la facture. On va donc utiliser la feuille de calcul " Facture ".préalablement créée.

•  Cliquer sur longlet " Facture ".
•  Dans la barre doutils " Dialogue ", cliquer sur loutil " zone de groupe "

 

•  Le curseur prend la forme dune petite croix fine.
•  Amener le curseur à lendroit désiré et tracer un rectangle en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé. Lâcher.
•  Dans la barre doutils " Dialogue ", cliquer sur loutil " case à options "

•  Le curseur prend la forme dune petite croix fine.
•  Amener le curseur à dans la zone de groupe et tracer un rectangle en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé. Lâcher.

Les deux boutons imbriqués auront cet aspect :

Pour notre exemple nous allons construire trois cases à options dans la zone de groupe. Chaque bouton doit être paramètré.

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Déterminer le paramétrage du bouton

 En létat, le bouton est inutilisable. Pour que celui-ci affiche des informations, il faut

•  Désigner la cellule liée
•  Lui donner un libellé.

Pour changer le libellé de la zone de groupe :

•  Cliquer, avec le bouton droit de la souris, sur le lobjet bouton pour le sélectionner.
•  Cliquer dans le bouton.
•  Effacer " case à options ".
•  Ecrire le nom du bouton (" offerts " dans notre exemple).
•  Cliquer en dehors du bouton.

pour paramètre les cases à options :

•  Cliquer, avec le bouton droit de la souris, sur le lobjet bouton pour le sélectionner.
•  Cliquer sur le menu Format - objet - onglet Contrôle.
•  La boîte de dialogue ci-dessous apparaît.
•  Cliquer dans la zone " Cellule liée ".
•  Cliquer sur la cellule où sinscrira le résultat du choix fait dans la liste (par exemple G4).
•  Valider en cliquant sur OK.
•  Cliquer dans le bouton.
•  Effacer " case à options ".
•  Ecrire le nom du bouton (" pas dofferts " dans notre exemple).
•  Cliquer en dehors du bouton.

Dans notre exemple, nous utilisons 3 cases à options. Répéter lopération pour les deux autres cases à options afin dobtenir :

IMPORTANT : Dans une même zone de groupe, toutes les cases à options doivent posséder la même cellule liée (G4 dans notre exemple).

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Utiliser la case à options

 En cliquant sur le case à gauche du bouton, on coche ou on décoche à volonté celle-ci. On ne peut cocher quune seule case à option dans une même zone de groupe. Le résultat du choix va sinscrire dans la cellule liée (G4) sous la forme dun nombre :

•  Si la première case est cochée, sinscrit dans la cellule G4 le nombre 1.
•  Si la deuxième case est cochée, sinscrit dans la cellule G4 le nombre 2.
•  Si la troisième case est cochée, sinscrit dans la cellule G4 le nombre 3.
•  etc.

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Utiliser le résultat de la cellule liée

 Pour cela on va construire à lendroit désiré une formule de calcul. Cette formule est la suivante :

•  Test_logique est la lecture de la cellule G4.
•  valeur_si_vrai est le résultat que la fonction doit afficher si le nombre 1 " est écrit en G4.
•  valeur_si_faux est le résultat que la fonction doit afficher si le nombre 1 nest pas écrit EN G4.

Dans notre exemple, rien ne sera offert si la première case est cochée (et donc la valeur en G4 est 1). Mais dans ce cas, il faut combiner une seconde fonction SI dans le cas ou la valeur en G4 nest pas 1. La formule, construite dans notre exemple en C17, est la suivante :

Quand la valeur en G4 change (par lintermédiaire des cases à options), le résultat affiché change aussi.

Pour rendre une liste dynamique, cest à dire capable dévoluer dans le temps, il faut lui donner le nom " Base_de_données ". Cette liste devra être mise à jour par lintermédiaire du menu Données - Grille. (cliquer ici pour atteindre le chapitre correspondant). Ce nom devra ensuite être utilisé dans les formules de calcul faisant référence à cette liste. Ainsi, toute modification de la liste par lintermédiaire du menu Données - Grille se répectutera automatiquement sur les feuilles de calcul qui en dépendent.

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