Manuel niveau 3
automatisation des documents
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Manuel niveau 3 automatisation des documents |
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AUTOMATISATION DES DOCUMENTS
La plage de cellules reliée à la liste déroulante
Dessiner le bouton
Déterminer le paramétrage du bouton
Utiliser la liste déroulante
Utiliser le résultat de la cellule liée
Dessiner le bouton
Déterminer le paramétrage du bouton
Utiliser la case à cocher
Utiliser le résultat de la cellule liée
Dessiner le bouton
Déterminer le paramétrage du bouton
Utiliser la case à options
Utiliser le résultat de la cellule liée
Il est possible dincorporer dans un document des boutons qui permettront de filtrer une liste ou de faire des choix.
Pour illustrer ces fonctions, nous reprendrons lexemple d'une facture (télécharger l'exemple). Après construction, le document se présentera sous la forme ci-dessous. Chacune des options est détaillée dans les pages suivantes.
La construction de ces boutons seffectue à laide de la barre doutils " Dialogue " quil convient dafficher. Pour afficher cette barre doutils, cliquer sur le menu Affichage - Barre doutils et cocher la case " Dialogue ". La barre doutils suivante saffiche :
Les listes déroulantes sont des boutons que lon installe sur la feuille de calcul. Pour utiliser ces listes déroulantes, un certain nombre de paramètres sont nécessaires :
Nous allons commencer par construire une liste déroulante qui affichera la liste des clients de lentreprise.
La plage de cellules reliée à la liste déroulante
Il faut, au préalable, construire cette plage de cellules. Il est préférable, en termes dorganisation, de la construire sur une feuille de calcul séparée. Cette feuille sera appelée " Liste clients ". et se présentera ainsi :
Le bouton doit être dessiné sur la feuille qui va contenir la trame de la facture. On va donc créer une nouvelle feuille de calcul que lon appellera " Facture ".
Le bouton aura cet aspect : 
Déterminer le paramétrage du bouton
En létat, le bouton est inutilisable. Pour que celui-ci affiche des informations, il faut
En cliquant sur la flèche à droite du bouton, on déroule la liste des informations contenues dans la plage de cellules A1:A10 de la feuille " Liste des clients " :
On choisit le nom désiré en cliquant dessus.
Le résultat du choix va sinscrire dans la cellule liée (G1) sous la forme dun nombre. Ce nombre est la position du nom choisi dans la liste :
Utiliser le résultat de la cellule liée
Pour cela on va construire à lendroit désiré une formule de calcul. Cette formule est la suivante :
Pour notre exemple, nous allons compléter la feuille de calcul " Liste des clients ". Le tableau ainsi complété se présentera ainsi :
Pour établir notre document, nous allons avoir besoin des coordonnées complètes du client (Nom, adresse). Nous allons construire les formules de calcul nécessaires. La première formule de calcul que lon va construire sur la feuille " Facture ", va nous permettre dafficher le nom du client choisi à laide de la liste déroulante.
La formule va rechercher sur la feuille " Liste des clients ", dans le tableau qui sétend de la cellule A2 jusquà la cellule D10, linformation qui se trouve sur la ligne correspondant au nom du client (numéro inscrit en cellule G1) et dans la colonne 1 (colonne A). La formule est la suivante :
De même, pour obtenir ladresse du client, on construit la formule :
Seul changement, le numéro de la colonne où se trouve linformation. Il sagit ici de la colonne 2.
Pour obtenir le code postal qui se trouve dans la troisième colonne du tableau, on construit la formule :
Quand la valeur en G1 change (par lintermédiaire de la liste déroulante), le résultat affiché change aussi.
Les cases à cocher sont des boutons que lon installe sur la feuille de calcul. Pour utiliser ces cases à cocher, un certains nombre de paramètres sont nécessaires :
Nous allons construire une case à cocher qui donnera le choix entre facturer des frais de port ou non.
Le bouton doit être dessiné sur la feuille qui va contenir la trame de la facture. On va donc utiliser la feuille de calcul " Facture ".préalablement créée.
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Le bouton aura cet aspect : 
Déterminer le paramétrage du bouton
En létat, le bouton est inutilisable. Pour que celui-ci affiche des informations, il faut
Pour désigner la cellule liée :
En cliquant sur le case à gauche du bouton, on coche ou on décoche à volonté celle-ci. Le résultat du choix va sinscrire dans la cellule liée (G3) sous la forme dun message :
Utiliser le résultat de la cellule liée
Pour cela on va construire à lendroit désiré une formule de calcul. Cette formule est la suivante :
Dans notre exemple, 50 F de frais de port seront facturés si la case est cochée (et donc la valeur en G3 est " VRAI "). La formule, construite dans notre exemple en F21, est la suivante :
Quand la valeur en G3 change (par lintermédiaire de la case à cocher), le résultat affichée change aussi.
Les cases à options sont des boutons que lon installe sur la feuille de calcul. Pour utiliser ces cases à options, un certains nombre de paramètres sont nécessaires :
Nous allons construire plusieurs cases à options qui donneront le choix des cadeaux offerts au clients
Le bouton doit être dessiné sur la feuille qui va contenir la trame de la facture. On va donc utiliser la feuille de calcul " Facture ".préalablement créée.
Les deux boutons imbriqués auront cet aspect :
Pour notre exemple nous allons construire trois cases à options dans la zone de groupe. Chaque bouton doit être paramètré.
Déterminer le paramétrage du bouton
En létat, le bouton est inutilisable. Pour que celui-ci affiche des informations, il faut
Pour changer le libellé de la zone de groupe :
pour paramètre les cases à options :
Dans notre exemple, nous utilisons 3 cases à options. Répéter lopération pour les deux autres cases à options afin dobtenir :
IMPORTANT : Dans une même zone de groupe, toutes les cases à options doivent posséder la même cellule liée (G4 dans notre exemple).
En cliquant sur le case à gauche du bouton, on coche ou on décoche à volonté celle-ci. On ne peut cocher quune seule case à option dans une même zone de groupe. Le résultat du choix va sinscrire dans la cellule liée (G4) sous la forme dun nombre :
Utiliser le résultat de la cellule liée
Pour cela on va construire à lendroit désiré une formule de calcul. Cette formule est la suivante :
Dans notre exemple, rien ne sera offert si la première case est cochée (et donc la valeur en G4 est 1). Mais dans ce cas, il faut combiner une seconde fonction SI dans le cas ou la valeur en G4 nest pas 1. La formule, construite dans notre exemple en C17, est la suivante :
Quand la valeur en G4 change (par lintermédiaire des cases à options), le résultat affiché change aussi.
Pour rendre une liste dynamique, cest à dire capable dévoluer dans le temps, il faut lui donner le nom " Base_de_données ". Cette liste devra être mise à jour par lintermédiaire du menu Données - Grille. (cliquer ici pour atteindre le chapitre correspondant). Ce nom devra ensuite être utilisé dans les formules de calcul faisant référence à cette liste. Ainsi, toute modification de la liste par lintermédiaire du menu Données - Grille se répectutera automatiquement sur les feuilles de calcul qui en dépendent.
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